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Übernahme- und Visitationsformulare

Übernahme von Registratur, Pfarrarchiv und Bücherei, sowie der Vasa Sacra

Bei jeder Vakanz- oder Pfarrstellenübernahme übernimmt der neue Pastor bzw. die neue Pastorin gemäß § 7 der Archivordnung auch die Verantwortung für die Registratur, das Pfarrarchiv und die dienstliche Bücherei des Pfarramtes. Das gleiche gilt für die Übernahme eines Kirchenkreises durch einen Super­intendenten oder Superintendentin. In der Kirchengemeinde müssen außerdem die Vasa Sacra übernommen werden. Die Übernahmen sind schriftlich zu protokollieren. Die Berichte werden dreifach ausgefertigt; das Original erhält das Landeskirchenamt, je ein Abdruck ist für die Unterlagen des Kirchenkreises und der Kirchengemeinde bestimmt. Um einen unnötigen Verwaltungs­aufwand durch mehrfache Mahnungen zu vermeiden, bitten wir, die Übernahmen möglichst bald nach der Pfarrstellenübernahme durchzuführen.

Die Übernahmeformular sind mit den Visitationsberichten identisch und können für beides verwendet werden.

Wenn innerhalb der letzten 12 Monate für das Pfarramt bereits ein vollständiger Archivbericht erstellt wurde (z. B. bei Vakanz­übernahme oder Visitation), kann bei der Übernahme auch ein Kurzformular verwendet werden. Wenn sich die Kurzübernahme auf einen Visitationbericht bezieht, sollte dem Schreiben an das Landeskirchenamt eine zusätzliche Fotokopie des Berichtes beigefügt werden, da das Original zu diesem Zeitpunkt oft noch nicht bei uns eingegangen ist.

Die Übernahme- und Visitationsberichte sind für das Landes­kirchenamt bzw. das Landeskirchliche Archiv Grundlage für die Beurteilung des Zustands von Gemeinderegistratur und Pfarrarchiv, um im Bedarfsfall ordnend tätig zu werden. Dies kann durch schriftliche Verfügungen, telefonische Beratung oder auch praktische Hilfe vor Ort geschehen.

Die Formulare können ausgedruckt oder am PC ausgefüllt werden. Einzusenden sind jedoch je drei von Hand unterschriebene Ausdrucke. Eine Zusendung per E-mail ist leider nicht möglich.